(2009年7月9日海口市人民政府海府办〔2009〕189号文件发布)
为认真贯彻党的十七大精神,全面落实科学发展观,与时俱进推动民生档案工作深入开展,推动建立覆盖人民群众的档案资源体系和服务人民群众的档案利用体系,把服务人民群众的档案工作做得更加富有成效,现结合实际,提出如下工作意见：
一、充分认识民生档案工作的重要意义,明确工作目标。
民生档案包括各类与民生有关的专门档案,民生档案是社会管理活动的历史记录,是维护人民群众权益的原始凭证,是“人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题”在档案工作中的集中体现。
民生档案工作事关构建和谐社会大局。在落实党中央、国务院和各级党委、政府为改善民生出台的一系列政策措施过程中,档案行政管理部门指导建立、积累和提供大量的民生档案,是有关部门开展工作、把好事办实的重要信息保障,利于确保党和国家的惠民政策得到具体落实,使人民群众切实感受到党和政府的关怀与帮助,进一步提高党和政府在人民群众中的威信。公民通过查阅与自身直接相关的民生档案,可以解决工作和生活中遇到的一些实际困难和问题,维护自身的合法权益。通过建立各类民生档案,可以使有关部门在处理经济纠纷、化解邻里矛盾、开展司法调解、提供社会保障等工作中得心应手,为妥善处理突发性、群体性事件,努力把矛盾和纠纷解决在基层,消灭在萌芽状态,为改革发展和社会稳定创造条件。
各级档案行政管理部门、各涉民单位要充分认识服务民生的重要性和紧迫性,增强工作的主动性和敏锐性,把做好民生档案工作作为贯彻党的十七大精神和落实科学发展观的战略举措来抓。
二、努力建立健全民生档案资源体系,夯实基础。
(一)各级档案行政管理部门要积极指导建立民生档案。各级档案行政管理部门要深入有关行业和部门,摸清情况,做好民生档案排查和登记工作,界定各行业和部门形成的民生档案种类,本着以改善民生为重点的社会建设开展到哪里,民生档案工作就延伸到那里的原则,积极指导建立民生档案。由于我市强区扩权,又由于区档案局是最基层的档案行政管理部门,各区档案局肩负着更加艰巨的民生档案工作任务。各区档案局要积极指导乡镇(街道)、村(社区)及其它各民生领域的建档工作。指导建档工作要实行统一领导、分级管理的原则,上下联动,齐抓共管,使我市尽快建成覆盖城乡、惠及百姓、布局合理的民生档案资源体系。
(二)各涉民单位要认真做好民生档案收集、建档工作。各涉民单位要采取有效措施,切实加强本单位民生档案的收集、建档工作,为科学管理和有效利用打好基础。各涉民单位要依据有关业务标准、按照档案工作的要求,进一步完善民生档案收集与归档制度；在相关机构落实专人负责民生档案的收集和积累工作,并进行规范整理和妥善保管；要进一步明确归档范围、归档时间、归档要求,确保有关民生的文件材料收集齐全完整,确保归档及时,为服务民生提供真实可靠的信息来源。同时,各涉民单位要加强对所属基层单位民生档案的行业监督,指导所属单位做好民生档案的收集、建档、保管和利用工作。
(三)加强民生档案管理。各级档案行政管理部门、各涉民单位要严格按照档案法律法规,健全完善民生档案管理体制,将民生档案纳入本地本单位档案综合管理的重要内容,实行统一领导、统一规划、统一管理；要明确相关机构、人员的岗位职责；要制定、完善相关标准和配套制度。
(四)加强民生档案安全保管。1.各涉民单位要建立民生档案安全管理责任制,明确相关人员的工作职责。2.民生档案一般应移交单位综合档案室集中存放,因与日常业务工作密不可分的可存放于业务科室,但应向综合档案室登记档案数量,报送档案目录,接受档案业务检查,确保民生档案不流失、不损毁。3.定期检查民生档案保管情况,清点档案数量,确保档案实体与档案目录、统计表的登记相一致。4.要配备符合档案安全保管标准的档案库房和装具,确保档案安全。5.对破损的重要民生档案要及时进行抢救。6.民生档案管理人员工作变动时,要认真办理档案交接手续。7.除部门档案馆、专门档案馆外,各涉民单位的民生档案在本单位保管满10年的,应与文书档案同时向同级档案馆移交。短期内达不到档案安全保管要求的,应提前向同级综合档案馆移交。
三、建立和规范民生档案利用体系,造福民生。
(一)规范民生档案开放和利用制度,明确其公开的方式和程序。各级档案行政管理部门、各涉民单位要按照“谁主管、谁负责”的原则,认真做好民生档案鉴定开放和利用工作。民生档案管理部门要明确应公开的民生档案门类和内容,将其纳入本单位信息公开的范围；涉及公民自身权益的民生档案均应列入主动公开或依申请公开的范围,其中涉及个人隐私的列入依申请公开的范围；公民持有合法证明,可利用涉及自身权益的民生档案。国家规定不宜开放的民生档案,各单位不得擅自向社会开放。民生档案管理部门应向社会公布民生档案查阅流程,编制、公布民生档案公开指南和公开目录,通过设立公开栏、网上公开等多种方式,方便群众检索利用。
(二)要多途径、多形式地开发民生档案信息资源。各级档案行政管理部门要采取有效措施,如编制各种民生档案的专题目录、汇编党和政府改善民生方面措施、利用新闻媒体和档案网站宣传介绍馆藏民生档案信息等手段,有效地开发民生档案资源服务民生。
(三)着力科学整合资源,推进民生档案信息共享。民生档案产生于不同的行业和部门,各级档案行政部门在加强对民生档案的实体接收的同时,要积极运用数字化、网络化手段,加大民生档案信息资源整合力度。虽然民生档案资源的全面整合和有效应用还需要一个较长过程,同时存在着很多的困难。但我们要有信心、坚定不移地朝着这个目标迈进,建立起一个广泛、完备的民生档案服务体系,为民众提供优质高效服务。
四、加强领导和监管,推动民生档案工作深入发展。
(一)要加强领导,各司其职,合力推动民生档案工作。各级档案行政管理部门要紧紧依靠党委和政府,争取把民生档案工作列入党委和政府的议事日程,切实加强对民生档案工作的领导和统筹协调。各级档案行政管理部门要依法加强对民生档案工作的监督、指导和检查。各涉民单位要依法履行收集、整理、保管、移交、提供利用民生档案的义务。努力创建各级党委政府、档案行政管理部门、涉民单位齐抓共管、各司其职、合力推动民生档案的工作机制。
(二)加强监管,把民生档案工作纳入档案行政执法检查范围。各级档案行政管理部门在进行业务指导的同时,要依据《中华人民共和国档案法》、《海口市档案管理办法》等法律、法规的规定,把相关单位的民生档案工作纳入档案行政执法检查范围,推动民生档案工作逐步走向法制化轨道。通过执法检查,增强依法管理民生档案的意识；通过执法检查,加强对民生档案的收集、整理、保管和利用等各个环节进行有效监管,确保民生档案做到齐全收集、规范整理、安全保管,有效利用。
各级档案行政管理部门、各涉民单位要以十七大精神为指导,积极主动、创建性地开展民生档案工作,积极探索民生档案管理和利用的最佳方式和有效途径,充分发挥民生档案的作用,为积极构建和谐海口作出应有的贡献。
附件：重点民生档案及其形成单位
附件
重点民生档案及其形成单位
1.海口市人力资源开发局
企业职工人事档案
退休人员档案参保职工投保登记档案
社会保险基金会计档案
劳动仲裁档案
2.海口市民政局
婚姻登记档案(涉外)
社会救助档案
参战人员档案
收养档案
复转军人安置档案
审核革命伤残人员等级鉴定档案
城乡低保档案
3.海口市卫生局
出生证明
病案档案
4.海口市人口和计划生育局
政策性二孩审批档案
病残儿医学鉴定档案
5.海口市教育局
教职工档案
高中毕业生名册档案
6海口市中医药学校
学生学籍档案
7.海口市国土环境资源局
地籍档案
用地档案
土地监察档案
土地交易档案
他项权利档案
8.海口市规划局
一书两证档案
勘测合同档案
9.海口市住房保障和房产管理局
房屋预告登记档案
房屋档案
出售公房档案
集资建房档案
10.海口市司法局
公证档案
11.海口市林业局
林木采伐审批档案
12.海口市交通局
道路运输从业资格证
道路运输经营车辆档案
交通行政处罚决定书